Dieselbe Angabe viermal eintippen? Muss nicht sein.
Sie nennen mir einen Ablauf, der bei Ihnen jede Woche Zeit frisst. Ich sage Ihnen, ob sich eine technische Vereinfachung rechnet – oder eben nicht.
Der Weg, den eine Information heute in vielen Büros nimmt
- Für wen
- Kleine Betriebe, zuerst in Osthofen und Rheinhessen
- Ausgangspunkt
- Ein konkreter, bestehender Ablauf aus Ihrem Betrieb
- Erster Schritt
- Unverbindlicher Prozess-Check, ohne Kaufentscheidung
Das Problem
Dieselben Handgriffe, jede Woche neu
Eine Anfrage kommt per Mail. Sie tippen die Daten ins Angebot. Danach in den Kalender. Danach in die Rechnung. Dieselbe Information wandert drei- oder viermal durch Ihre Hände, und jedes Mal kann etwas verrutschen.
Das ist selten ein großes Problem. Es ist ein kleines, das sich jede Woche wiederholt. Genau solche Abläufe lohnen sich anzuschauen – weil man dort mit wenig Aufwand viel Routine loswird.
Mail lesen · Namen abschreiben · Maße abschreiben · Angebot tippen · Termin eintragen · Rechnung tippen
Vorher · Nachher
Ein Vorgang, zwei Wege
Links der Weg, den viele Betriebe von Hand gehen. Rechts derselbe Vorgang, wenn die Zwischenstationen wegfallen. Ob das in Ihrem Fall möglich und sinnvoll ist, zeigt erst die Prüfung.
Heute: von Hand, Station für Station
- 01Anfrage per Mail
- 02Daten abschreiben
- 03Excel-Liste
- 04Word-Vorlage
- 05PDF erzeugen
- 06E-Mail an Kunden
Sechs Stationen, vier davon reine Handarbeit. Jede ist eine Stelle, an der etwas liegen bleibt oder falsch übernommen wird.
Danach: ein Weg, drei Punkte
- Anfrage
- strukturierter Ablauf
- fertiger Vorgang
Die Angaben werden einmal erfasst und laufen danach von allein weiter. Sie prüfen und geben frei, statt zu übertragen.
Was ich mache
Zwei Schritte, klar getrennt
- Unverbindlicher Prozess-Check
- Wir gehen einen konkreten wiederkehrenden Arbeitsablauf durch. Ich prüfe, wo sich etwas sinnvoll vereinfachen lässt und ob sich der Aufwand dafür wirtschaftlich trägt. Wenn nicht, sage ich Ihnen das offen.
- Individuelle Umsetzung
- Nur, wenn Sie das nach der Prüfung wollen – und nur nach vorheriger Abstimmung mit Festpreisangebot. Was eine Lösung später an laufenden Kosten mit sich bringt, hängt davon ab, wie sie gebaut ist; auch das besprechen wir vorher.
- Womit gearbeitet wird
- Das entscheidet der Ablauf, nicht die Technik. Mal ist es eine klassische Automatisierung, mal ein kleines Stück Software, mal – aber nur wenn es wirklich passt – ein KI-Baustein.
Typische Abläufe
Woran ich üblicherweise ansetze
Nicht jeder Ablauf lässt sich vereinfachen. Aber diese kommen in kleinen Betrieben immer wieder vor und sind meist einen Blick wert:
- Kundenanfragen
- Anfragen aus Mail, Telefon und Formular landen an einer Stelle, statt in drei Postfächern.
- Angebotsvorbereitung
- Wiederkehrende Positionen und Kundendaten müssen nicht jedes Mal neu zusammengesucht werden.
- Terminabstimmung
- Weniger Rückrufe und Mails, bis ein Termin endlich steht.
- Datenübertragung
- Dieselben Angaben werden nicht mehrfach von Hand in verschiedene Listen und Programme getippt.
- Dokumentation
- Was auf der Baustelle oder im Auftrag festgehalten wird, kommt vollständig und lesbar im Büro an.
- Verwaltungsroutine
- Wiederkehrende Aufgaben, die jede Woche zur gleichen Zeit anfallen und immer gleich ablaufen.
So läuft die Prüfung
Von der Schilderung bis zur klaren Antwort
Vier Schritte. Nach dem dritten wissen Sie, woran Sie sind – ganz gleich, wie die Antwort ausfällt.
Sie schildern einen Ablauf
Über das Formular unten oder per Mail. Ein paar Sätze genügen: Was passiert der Reihe nach, wie oft, und was daran nervt.
Wir gehen ihn gemeinsam durch
Am Telefon oder vor Ort im Betrieb. Ich frage nach, wo Daten herkommen, wo sie hinmüssen und wer sie anfasst.
Sie bekommen eine Einschätzung
Was sich vereinfachen ließe, was das ungefähr bedeutet – und ob es sich für Ihren Betrieb überhaupt lohnt. Wenn der Nutzen zu klein ist, sage ich das.
Erst dann entscheiden Sie
Wenn Sie eine Umsetzung wollen, bekommen Sie vorher ein Festpreisangebot für genau diesen Ablauf. Bis dahin kostet Sie die Prüfung nichts.
Haltung
Ich verkaufe keine Technologie. Ich schaue mir ein reales Problem in Ihrem Betrieb an – und wenn eine technische Lösung dort keinen ausreichenden Nutzen bringt, ist das Ergebnis der Prüfung eben: lassen Sie es.
Automatisieren lässt sich nicht alles, und nicht alles, was ginge, rechnet sich. Ein Ablauf, den Sie zweimal im Jahr machen, bleibt besser Handarbeit. Worauf es ankommt, ist der messbare Unterschied im Alltag: weniger Doppelarbeit, weniger Abtippen, weniger Routine, schnellere Information.
Kontakt
Schildern Sie mir einen Ablauf
Am hilfreichsten ist ein konkretes Beispiel: der Ablauf, bei dem Sie sich regelmäßig denken, dass das doch einfacher gehen müsste.
Direkt erreichbar
Patrick Möglich – Digitale BüroabläufeHerrnsheimer Str. 1, 67574 Osthofen
Telefon: 01734570198
E-Mail: anfrage@patrickmoeglich.de
Feste Bürozeiten gibt es nicht – über das Formular können Sie jederzeit schreiben, ich melde mich zurück.
Zur Person
Wer sich das ansieht
Ich bin Patrick, selbstständiger Unternehmer aus Osthofen. Ich entwickle eigene digitale Systeme und Automatisierungen für betriebliche Abläufe – und genau das biete ich jetzt kleinen Betrieben in Osthofen und Rheinhessen an.
Kurze Wege sind mir dabei lieber als lange Konzepte: Wir reden über Ihren Ablauf, nicht über Technik.